La Importancia de elaborar un presupuesto

La presentación de un presupuesto a un cliente no es algo que se deba tomar a la ligera, ya que es el comienzo de la relación con nuestro cliente, y con un buen comienzo siempre tendremos más posibilidades de llegar a buenos resultados.

Fijar precios es algo que puede llegar a ser complicado para algunas empresas, dependiendo de la actividad que realicen. No es lo mismo un comercio que venda productos que ya tienen su precio fijado, que una empresa de servicios que necesita analizar bien el trabajo a realizar antes de pasar precio (calcular horas de mano de obra, materiales a utilizar, etc).

Desde el punto de vista del cliente, tener un presupuesto en mano le garantiza que el vendedor o proveedor de servicios va a cumplir con lo establecido en el acuerdo de compraventa, ya que el precio y las condiciones han sido fijados de antemano. Es importante recalcar que el presupuesto debe estar bien cumplimentado, además de firmado por ambas partes. Y si no estamos seguros de algo que leamos en el documento, siempre será mejor aclararlo antes de firmar.

Por el lado de la empresa o profesional que ofrece el servicio presupuestado, tener bien claro el trabajo a realizar, tiempo estimado de realización, precio y forma de pago, posibilita que se pueda reclamar al cliente en un proceso judicial o arbitral (siempre y cuando se establezca en el mismo presupuesto) en caso de incumplimiento de las condiciones o impago.

Cómo elaborar un presupuesto.

Debemos tener en cuenta que, ante la ley, no nos vale cualquier documento. En muchas ocasiones se elaboran documentos de forma rápida y sin el formato adecuado, que a la hora de la verdad no nos sirven para reclamar ante organismos oficiales.

Existe una serie de elementos básicos que todo presupuesto debe incluir para que sea válido:

Datos de la empresa o persona que presta el servicio:
  1. Nombre o razón social
  2. NIF o CIF
  3. Domicilio fiscal
  4. Datos de contacto (número de teléfono y correo electrónico)
Datos del cliente.

Sea particular o empresa, deberá incluir los siguientes datos:

  1. Nombre o razón social
  2. NIF o CIF
  3. Domicilio
  4. Concepto:
    Debemos detallar el servicio o producto que se ha solicitado. En caso de prestación de un servicio, se incluirían datos tales como tiempo de realización del trabajo estimado, materiales a utilizar y costes asociados como contratación de terceros, licencias, suministros, etc. (en su caso).
  5. Importe:
    Debe cumplimentarse el precio desglosado indicando base imponible, suma de los conceptos sin IVA o IGIC, el tanto por ciento de IVA o IGIC aplicado y el importe total del presupuesto.
  6. Forma de pago:
    Es muy importante indicar el modo de pago. Normalmente se pide una entrega a cuenta y el resto por plazos estipulados o, en caso de presupuestos no muy elevados, indicar que el resto se pagaría al finalizar la prestación del servicio o al retirar los productos del establecimiento.

 Otros elementos aconsejables para incluir en el presupuesto.

Hay otros elementos a tener en cuenta, que no serían requisito indispensable, pero que son aconsejables si queremos generar confianza y dar un valor añadido a nuestro presupuesto:

  1. Plazo de entrega: es interesante señalar un plazo de entrega para los productos o un plazo de realización para el servicio solicitado, incluso plazos intermedios si el servicio requiere varias etapas. Es muy importante cumplir con estos plazos y planificar bien el trabajo para poder hacerlo.
  2. Soporte técnico. Para ciertos productos o servicios, es interesante también ofrecer soporte técnico de manera gratuita durante un tiempo determinado, que puede o no estar incluido en el precio.
  3. Condiciones legales: es muy aconsejable indicar las condiciones legales que sean necesarias para evitar abusos o malentendidos por ambas partes, e indicar que éstas son aceptadas a la firma del presupuesto.
  4. Fuero: quién será el organismo competente para dirimir o resolver cualquier conflicto entre las partes.
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