La importancia del albarán de entrega

En toda transacción comercial es necesario presentar y tener en cuenta una serie de documentos que a menudo olvidamos cumplimentar correctamente. La falta de documentación o los errores a la hora de rellenarla y presentarla pueden dar problemas en el caso de que tengamos que reclamar algo. Podemos evitar estos problemas si sabemos en qué consiste cada documento y cómo rellenarlos y presentarlos correctamente. Hoy hablaremos sobre los albaranes de entrega.

Qué es un albarán o una nota de entrega.

Es un documento de uso mercantil que sirve para acreditar la entrega de un producto. Su uso es muy común en transacciones comerciales, pero la mayoría de las empresas los utilizan sin tener clara la importancia que tienen.

El procedimiento a realizar es la entrega el albarán original y una copia al comprador o empresa que recibe la mercancía, que deberá ser firmada como prueba de la recepción del pedido. La copia se entregará al mensajero o transportista, estando otra copia en poder del vendedor.

No es obligatorio utilizar el albarán en caso de entregar la factura con la mercancía, aunque cuando se trata de transacciones comerciales habituales se acostumbra a entregar albarán por cada pedido y al final del periodo emitir factura de toda la mercancía entregada.

¡OJO! No es lo mismo albarán que factura.

El albarán solo acredita la entrega de la mercancía y, aunque debe estar detallado, no es necesario indicar el precio de cada producto en el mismo. Está el caso de los albaranes valorados, que también incluyen el precio de cada producto y el total, pero en ningún caso es sustituto de la factura.

Para qué sirve un albarán de entrega.

En el caso de la parte compradora, sirve como comprobación de que ha recibido todo lo que ha solicitado, y para control de la mercancía con la facturación en cada periodo.

En el caso de la parte vendedora, el albarán tiene una doble función:
Acreditar la entrega de la mercancía al cliente.
Justificar la salida de la mercancía del almacén.

En el caso de la empresa de transporte, sirve como garantía de la entrega de la mercancía en correctas condiciones. Por ello se aconseja siempre al comprador comprobar el estado de la mercancía antes de firmar el albarán.

Requisitos que debe cumplir un albarán de entrega.

Es muy importante que la nota de entrega esté detallada de una manera clara y explícita, para que no surjan dudas posteriormente sobre la entrega. Asimismo, es fundamental que se detalle cada artículo especificando también la cantidad.

Un albarán debe incluir, como mínimo, los siguientes datos:

  • Fecha de entrega del producto o de la prestación del servicio
  • Código numérico del documento
  • Datos identificativos del comprador y del vendedor:
  • Nombre o razón social
  • NIF o CIF
  • Dirección
  • Número de teléfono
  • Lugar y fecha de entrega
  • Cantidad, referencia y descripción de los productos o servicios.

Efectos que produce la firma de un albarán de entrega.

La eficacia del albarán firmado es doble, ya que por un lado acredita la fecha de entrega, demostrando la existencia de la transacción y dejando constancia del momento y forma en que se ha realizado, y por otro lado, acredita la conformidad de la misma, quedando en evidencia que la mercancía fue recibida de manera correcta.

 

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